社内報の制作で一番難しい「取材」〜その対策と進め方

　社内報の制作において、最も重要かつ難しい工程の一つが「取材」です。取材は、社内の情報を正確に収集し、読み手に共感を呼ぶような記事を作るための基盤となります。しかし、取材に際しては、スケジュール調整やコミュニケーションの壁、内容の深掘りなど、さまざまな困難が生じることがあります。この記事では、取材の進め方とそれに伴う課題の解決策を紹介します。

1. 取材の準備が肝心：事前リサーチと目標設定

　取材を成功させるためには、事前準備が最も重要です。取材相手がどの部署やプロジェクトに関わっているのか、どのような貢献をしているのか、最低限の情報は事前に把握しておく必要があります。また、取材の目的や取材後に伝えたいメッセージを明確にし、それに基づいて質問リストを準備しましょう。

事前リサーチへの対策

• 取材相手の役割や業務内容をあらかじめリサーチし、簡潔なプロフィールを作成しておく。
• 取材のゴール（何を伝えたいか）を明確にし、それに沿った質問を事前に用意する。
• 取材で得たい情報を整理し、どのようなストーリーにまとめるかの構成を事前に考える。

2. スケジュール調整の難しさ：取材のタイミング確保

　取材対象者は通常、忙しい業務を抱えているため、取材のスケジュール調整が困難になることが多いです。特に、経営陣やリーダー層のインタビューでは、スケジュールが合わないという問題に直面することもあります。

スケジュール調整への対策

• 取材依頼はできるだけ早めに行い、余裕を持ったスケジュール調整を心がける。
• 曜日や時間帯など、相手の都合を優先しやすい時間に取材を設定する。
• 万が一対面取材が難しい場合は、メールやオンラインインタビューなど、柔軟な取材方法を提案する。

3. コミュニケーションの壁：取材相手との関係構築

　取材相手との信頼関係を築くことも、重要な要素です。特に、初対面の相手や、普段あまり接点がない部署の人々に対しては、緊張や遠慮が生じ、十分な情報が引き出せないことがあります。また、上層部の人物に対しては、質問しにくさを感じることも少なくありません。

取材相手との関係構築に向けた対策

• 取材の前に、取材相手と軽い雑談を交わしてリラックスした雰囲気を作る。
• 相手が話しやすい環境を整え、オープンな質問で話を引き出す。
• 質問に対するリアクションをしっかり返すことで、相手に安心感を与え、自然な会話を促す。

4. 深掘りが足りない：情報の引き出し方

　取材では、表面的な情報だけでなく、深掘りした内容を引き出すことが重要です。しかし、単に「Yes/No」で答えられる質問をしてしまうと、必要な情報を引き出せないまま取材が終わってしまうこともあります。深掘りをするためには、オープンクエスチョンを活用し、相手が自由に答えられるような質問を心がけることが必要です。

情報の引き出し方に関する対策

• 「どのように」「なぜそう思いますか？」といった、相手が詳しく説明できる質問を用意する。
• 取材相手の答えに対して、もう一歩踏み込んで質問し、具体的なエピソードや背景を引き出す。
• 相手が話している内容に共感を示しながら、相手が心を開きやすい環境を作る。

5. 正確性の確保：内容確認の手間

　取材内容が正確であるかの確認作業も、時間と手間がかかるポイントです。特に技術的な内容や専門的な知識が必要な場合、情報が誤って伝わるリスクがあります。取材後、相手に内容を確認してもらう際に、何度も修正が入ることも想定されます。

内容確認（校正）をスムーズに行うための対策

• 取材の途中で重要なポイントは繰り返して確認し、誤解がないように注意する。
• 取材後、早い段階で記事のドラフトを作成し、内容を確認してもらう時間を十分に確保する。
• 専門用語や技術的な説明については、社内の専門家にも確認を依頼する。

6. モチベーションの維持：取材協力を得る難しさ

　社員が取材に協力的でない場合、取材そのものが難航することがあります。取材相手が「社内報に自分が登場することにメリットを感じない」と思うと、話が進まないこともあります。このような場合、取材に協力してもらうために、社内報の価値や、取材されることの意義をきちんと伝えることが大切です。

取材の協力を得るための対策

• 社内報が社員にとってどう役立つのか、取材されることの意義をしっかり伝える。
• 社内報での露出が、取材対象者の部署やプロジェクトの認知向上に繋がることを説明する。
• 取材対象者の努力や成果を社内報を通じてアピールすることで、モチベーションを高める。

終わりに

　取材は社内報制作における重要なステップであり、しっかりと準備を行い、取材相手との信頼関係を築くことが成功のカギです。スケジュール調整やコミュニケーションの問題、内容の正確性確保といった課題を乗り越えるためには、柔軟な対応と、適切な対策が不可欠です。この記事で紹介した進め方や対策を参考に、効果的な取材を実現し、質の高い社内報を制作していきましょう。